Le flex office : une manière plus flexible d’utiliser l’espace de travail

Posté le 18/11/2020 10:00

Avez-vous déjà entendu parler du flex office ? Cette nouvelle forme d’aménagement de l’espace de travail se développe un peu partout et même au sein des entreprises françaises. Faisons le point ensemble sur ce nouveau mode de travail qui mise sur la flexibilité.

Qu’est que le flex office ?

bureau flex officeLe flex office (« bureau flexible ») est un concept qui implique l’absence de postes de travail attribués aux salariés. Dans cette configuration de travail, chaque bureau est en « libre-service » : on s’installe où l’on souhaite et on peut changer de place à volonté.

Ce nouveau système a été mis en place pour s’adapter à la flexibilité des travailleurs, notamment avec le développement du télétravail. En effet, entre les employés en déplacement professionnel, ceux qui sont en vacances et ceux en télétravail, les bureaux de certaines entreprises sont devenus bien vides.

Le flex office a été aussi l’occasion pour certaines entreprises de revoir à la baisse la superficie de leurs locaux, en diminuant le nombre de bureaux disponibles (on parle alors ici de flex desk).

Les avantages du flex office

espace bureau ouvertLe flex office permet de concentrer moins de monde dans les locaux, ce qui offre plus de place pour celles et ceux qui viennent travailler sur leur lieu de travail. Mais c’est surtout un moyen de réduire les coûts pour les entreprises : plusieurs sociétés ont déjà profité du flex office pour déménager leurs locaux dans un espace plus petit et plus adapté à ce nouveau mode travail. En bonus, la non-attribution de poste attitré oblige les salariés à ne rien laisser trainer sur les bureaux. C’est donc la fin du désordre et des dossiers entassés qui traînent sur les bureaux : les postes doivent être laissés en fin de journée propres pour les autres collaborateurs.

Le flex office, c’est également un moyen d’offrir plus d’autonomie pour les salariés, qui choisissent seuls où ils souhaitent travailler. En variant les espaces de travail (télétravail, coworking, bureau à l’entreprise…), il est plus facile pour eux de casser la routine et de se motiver à travailler. Parallèlement, cette liberté permet de développer la collaboration et la créativité, en laissant les employés se regrouper comme il l’entendent pour travailler.

Les inconvénients du flex office

espace de travail ouvert entrepriseLe fait de ne pas avoir d’espace de travail personnel attitré peut potentiellement entraîner des tensions, notamment si une bonne organisation n’est pas mise en place en amont, ou si les règles d’utilisation n’ont pas été bien expliquées / comprises.

Il est en effet possible de créer des frustrations si un employé arrive au bureau et qu’il n’y a plus de postes de travail libres ou si certains accaparent toujours les meilleures places sans jamais en changer. L’espace de travail doit donc être optimisé mais pas réduit au point que les salariés se battent pour des places.

L’autre point qui peut rebuter le recours au flex office est le problème de la collaboration. Comme pour le télétravail, il peut être difficile de travailler en symbiose au sein d’une équipe très dispersée. La flexibilité a ses limites et il faut bien que les personnes au sein d’une même équipe puissent communiquer sur les projets en cours. Si aucune disposition efficace n’est mise en place pour faciliter la communication entre les différents salariés (ex : espace de stockage cloud commun, logiciel de téléconférence…), la mise en place du flex office risque d’être contreproductif.

Conclusion

Le flex office fait partie des nombreuses solutions adaptées aux travailleurs « nomades », mais elle n’est pas adaptable à toutes les entreprises. Ce n’est d’ailleurs pas l’unique moyen d’offrir plus d’autonomie aux salariés. D’autres solutions existent comme le coworking, qui permet à chaque salarié de bénéficier d’un espace propice au travail en dehors de son entreprise, tout en rompant l’isolement du télétravail à domicile.

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