Comment choisir une salle de réunion ?

Posté le 29/01/2021 15:36

Vous désirez louer une salle de réunion ? Voici nos conseils pour ne pas vous tromper et choisir le local adapté à vos besoins.

Une localisation facilitant l’accès à la salle de réunion

location salle de formation toulouseLa salle de réunion dont vous avez besoin se doit d’être facilement accessible. Tous les participants doivent pouvoir rejoindre le lieu de réunion par tous moyens, que ce soit via les transports en commun (bus, tram, train, avion) ou en voiture. Vous devez donc être particulièrement attentif à la localisation de la salle réunion et vérifier notamment :

  • si des arrêts de bus ou de tram existent à proximité la salle,
  • s’il est facile de se garer à proximité ou dans l’enceinte du bâtiment accueillant la réunion,
  • s’il est facile d’accéder à la salle depuis les grands axes routiers, une gare ou à un aéroport (critère important si les participants viennent de loin).

Des locaux adaptés à la tenue d’une réunion professionnelle

Les locaux accueillant la salle de réunion, ainsi que la salle de réunion en elle-même, doivent être adaptés à vos besoins :

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  • Une ambiance propice au travail : la salle de réunion doit être conçue de manière à pouvoir travailler dans les meilleures conditions. Cela passe notamment par un cadre apportant du calme, de l’intimité (certaines réunions doivent rester confidentielles) et pourquoi pas un peu d’émulation (ex : les centres d’affaires permettent la rencontre de personnes d’intérêt au niveau professionnel autour d’un café durant les pauses).
  • Un certain standing : si vous faites venir des intervenants extérieurs à l’entreprise (partenaires, futurs clients, futurs investisseurs) vous devez les recevoir dans un cadre qui apporte un minimum de standing pour faire bonne impression. Et même s’il s’agit d’une réunion en interne, un cadre doté d’un certain standing motivera plus vos collaborateurs à mener à bien cette réunion.
  • Un minimum de confort : pour bien travailler, vous devez offrir aux participants du mobilier confortable (accès à des chaises en bon état, à des bureaux/des tables…) ainsi que des conditions acceptables de travail (ex : la climatisation pour les réunions se déroulant l’été). Soyez donc particulièrement attentifs au mobilier et aux prestations offertes par la location de la salle de réunion qui vous intéressent avant de faire votre choix.
  • Des équipements appropriés : aujourd’hui, les réunions ne peuvent plus se passer d’un accès à internet. Vérifiez donc bien à quel type de connexion (ADSL, VDSL, fibre) vous avez accès avec la location de la salle. Listez également les équipements dont vous avez besoin (tableau blanc, vidéoprojecteur, blocs-notes…) et vérifier si vous disposez de tout directement dans la salle ou si des éléments complémentaires sont à rajouter.
  • Une taille adaptée à vos besoins : en dehors de l’influence sur le prix, la taille de la salle joue aussi un rôle important sur le bon déroulement de votre réunion. Si les participants sont trop à l’étroit, le manque d’espace risque de favoriser les tensions ou de réduire l’attention. Au contraire, un espace trop grand, avec des participants trop éloignés les uns des autres, gène la communication au sein du groupe. Choisissez donc une salle dont le volume correspond parfaitement à vos besoins.

Des services annexes qui font la différence

Lors de la réunion, vous n’allez pas faire que travailler. Votre journée sera ponctuée de pauses et de la pause-déjeuner. Il est donc intéressant de vous intéresser aux prestations annexes qui peuvent être fournies (de base ou en supplément) avec la location de la salle.

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  • Le bâtiment dispose-t-il d’une machine à café ?
  • Des encas sont-ils mis à la disposition des participants ?
  • Est-il possible de prévoir un petit-déjeuner de bienvenue avec de commencer la réunion ?
  • La restauration du midi peut-elle se faire sur place ? Existe-t-il un restaurant ou un self pour déjeuner à proximité de la salle ?

Ces petits plus vous permettre d’organiser plus facilement le déroulement de votre réunion et d’accueillir tous les participants comme il se doit.

Un prix de location adapté à vos besoins

Le budget est évidemment un point important pour le choix de votre salle de réunion. Dans la limite fixée par le prix de la location, comparez bien en détails les offres (équipements, emplacement, prestations) pour trouver une salle au meilleur ratio qualité/prix.

A vous ensuite de faire la part des choses et d’estimer quels sont les éléments les plus importants (un bâtiment prestigieux, une localisation avantageuse, un équipement fonctionnel, des services annexes de qualité…) dans lesquels vous souhaiter investir pour une salle de réunion.

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